メール添付の請求書PDF。どう保存すればいいか。2022年からの電子帳簿保存法改正。

メールに添付されてきた請求書PDFは、どう保存すればいいのか。
2022年1月からは法律が変わります。
※延期となりました。
最新情報は、こちらの記事で→「経理を効率化する」と「法律を守る」の両立。電子帳簿保存法(電子取引)改正後の結論。 | EX-IT

 

紙!紙!紙

税法上、その証拠となる請求書の保管は、紙が原則です。
いまどき紙?と思われるかもしれませんが、「データだと改ざんするでしょ?」という考えです。
PDFの請求書で、10万円を100万円にして、手軽に経費を増やすことも考えられます。

紙でも改ざんはできますが、データよりは、改ざんがわかりやすいでしょう。
だからこそ、紙なのです。

2021年まで請求書PDFは紙で保存

メールに添付されている請求書PDFも2021年までは紙で保存しなければいけません。
せっかくデータなのに、原則は、いちいちプリントアウトする必要があります。
ナンセンスです。

実際、プリントアウトしていないから、その経費を認められないことになるかどうかは別として。

ただし、2021年まででも、PDFのまま保存する方法はあります。
タイムスタンプというものを押さなければいけません。
このタイムスタンプ、そうそう手軽なものではなく、コストもかかります。
(初期6,000円+税、月8,000円+税)

現実的ではないでしょう。
プリントアウトすればいいのですから。

2022年から請求書PDFはデータで保存

2022年から、請求書PDFはデータで保存できます。
データで受け取ったものは、データで保存していいのです。

ただし、気をつけなければいけないのは、法律上は、
「データで受け取ったものは、データで保存しなければならない」
ということ。

データで保存できる

データで保存しなければならない

大きな違いです。

「めんどくさいからプリントアウトするわ」というのが、法律上許されません。
かといって、先方またはこちらが、タイムスタンプを押すのは、現実的ではないでしょう。

タイムスタンプがないなら、
・修正・削除ができないようにする
・修正・削除できないような規程をつくって守る
・検索できるようにする
ということが必要となります。

この対象(法律では「電子取引」)と考えられるのは、次のようなものです。
・メールに添付されたPDF
・メール本文で受け取った請求・領収内容
・こちらからメールに添付したPDF
・こちらからWebゆうびんで送ったPDF
・こちらからメール本文で送った請求・領収内容(自動返信メール含む)
・ネットでカード決済した領収書
・スマホアプリで決済したものの履歴・領収書
・クラウドサービスで受け取った請求書・領収書等
・会員メニューで確認できる領収書等
・インターネットFAXで受け取った請求書等

規程は、こういったものを参考にしていただければ。

 

                                                電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1条(目的)
この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。

第2条(電子取引の範囲)
当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
 1 メールを利用した請求書等の授受
 2 クラウドサービスを利用した請求書等の授受
 3 スマホアプリを利用した請求書等の授受
4 上記に類する一切の取引

第3条(取引データの保存)
前条に定めるデータについては、保存サーバー内に7年間保存する。

第4条(対象となるデータ)
保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
1 見積依頼、回答情報
2 確定注文情報
3 注文請け情報
4 支払情報
5  上記に類する情報

第5条(訂正削除の原則禁止)
保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第6条(訂正削除を行う場合)
業務処理上やむを得ない理由(正当な理由がある場合に限る。)によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に所定の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存するとことをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。


(施行)
この規程は、2022年1月1日から施行する。


検索については、
・Excel(Googleスプレッドシート)で日付、金額、取引先を入れる
で要件を満たします。
(ファイル名に日付、金額、取引先を入れるという方法も国税庁で提示されていますが、さらに手間がかかりますし、検索要件を満たすのが難しいです)

検索要件は、
・日付、金額、取引先を条件に検索できるか
・日付と金額は範囲を指定して検索できるか
・日付、金額、取引先のうち2以上の項目を組み合わせて検索できるか
というもの。

私が考えるのはこんな感じです。

ファイルは、専用のフォルダに、連番で、e1、e2……とふっています。
「電子」という言葉が嫌いなので、eで。

ブログにも書きましたので、参考にしていただければ。
メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。 | EX-IT
Amazonの購入履歴をGmailから集めるGAS。2022年1月からの電子帳簿保存法改正対応。 | EX-IT
法律改正後のスタバ モバイルオーダー&ペイの損得|電子帳簿保存法2022年1月改正 | EX-IT
2022電子帳簿保存法改正対策Excel。オートフィルターによる検索の基本。 | EX-IT

タイトルとURLをコピーしました