メール添付の請求書PDF。どう保存すればいいか。2022年からの電子帳簿保存法改正。

メールに添付されてきた請求書PDFは、どう保存すればいいのか。
2022年1月からは法律が変わります。

 

紙!紙!紙

税法上、その証拠となる請求書の保管は、紙が原則です。
いまどき紙?と思われるかもしれませんが、「データだと改ざんするでしょ?」という考えです。
PDFの請求書で、10万円を100万円にして、手軽に経費を増やすことも考えられます。

紙でも改ざんはできますが、データよりは、改ざんがわかりやすいでしょう。
だからこそ、紙なのです。

2021年まで請求書PDFは紙で保存

メールに添付されている請求書PDFも2021年までは紙で保存しなければいけません。
せっかくデータなのに、原則は、いちいちプリントアウトする必要があります。
ナンセンスです。

実際、プリントアウトしていないから、その経費を認められないことになるかどうかは別として。

ただし、2021年まででも、PDFのまま保存する方法はあります。
タイムスタンプというものを押さなければいけません。
このタイムスタンプ、そうそう手軽なものではなく、コストもかかります。
(初期6,000円+税、月8,000円+税)

現実的ではないでしょう。
プリントアウトすればいいのですから。

2022年から請求書PDFはデータで保存

2022年から、請求書PDFはデータで保存できます。
データで受け取ったものは、データで保存していいのです。

ただし、気をつけなければいけないのは、法律上は、
「データで受け取ったものは、データで保存しなければならない」
ということ。

データで保存できる

データで保存しなければならない

大きな違いです。

「めんどくさいからプリントアウトするわ」というのが、法律上許されません。
かといって、先方またはこちらが、タイムスタンプを押すのは、現実的ではないでしょう。

タイムスタンプがないなら、
・修正・削除ができないようにする
・修正・削除の履歴が残るようにする
・修正・削除できないような規程をつくって守る
・検索できるようにする
ということが必要となります。

メールに添付されたまま、保管されていても、修正・削除はできないものです。
検索もできますし。
(認められるかどうか別として)

添付されたファイルをダウンロードして、Googleドライブに入れておくと、修正・削除の履歴は残りますし、検索もできます。
(これも認められるかどうかは別として)
Dropboxだと、履歴が残る期間が最大180日ですので、好ましくありません。

ただ、添付されたファイルをダウンロードして改ざんしてから保存ということはできますが。
仮にそうしたとしても、支払履歴(振込、カードなど)と照らし合わせればバレますし、だいたい改ざんなんてそうそうしません。

とはいえ、この運用が実際はどうなるか。
記事執筆現在(2021年7月)では、なんともいえないところです。

楽になるのか、そうでなくなるのか、よくわからん改正といえます。

 

 

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