税金・経理関係のデータ・書類、何をとっておけばいいのか

税金、経理関係で、どのデータ・書類をとっておけばいいのか。
まとめてみました。

 

 

紙ではなくデータでとっておきたい

保管するとしても紙ではなくデータでとっておきたいものです。
ただ、法律上、「紙」でとっておかなければいけない場合もあります。

法律上は、基本的に7年とっておく必要があります。
(最大10年)
できる限りデータでとっておきたいものです。

紙でなければいけないのは、
・領収書、レシート、請求書等
・総勘定元帳(会計ソフトのデータ)

そして、税務調査のことも考えて保管しておきましょう。

税務調査に必要なもの

税務調査で必要となる(税務署の方がチェックする)のは、次のようなものです。
(別途、詳しく記事にします)
・領収書、レシート、請求書等
・総勘定元帳(会計ソフトのデータ)
・消費税がある場合、科目別消費税額集計表
・源泉徴収簿、給与台帳等、扶養控除等申告書(給与等)
・契約書等

税務調査では、通常3年分をチェックするので、3年分はすぐに出せるようにしておきましょう。

自分のためにとっておきたいもの

その他、自分のためにとっておきたいものもあります。
・法人税をはじめとする申告書、届出書等
・決算書
・経理データ

金融機関やその他のところに提出することもあるものです。
これらは、データでとっておくことでき、PDFで持っておくようにしましょう。
(一式を1つのPDFにまとめると便利です。別途記事にします)

e-Taxで提出すれば、データでとっておくことができますし、いざとなれば、e-Taxから取り出せます。
紙で提出すると、税務署の受領印を押されたものが正式な控となるので紙をとっておかなければいけません。

データなら、必要なときに、プリントアウトまたはメールすることになります。

会計ソフトは、3年分がひとまとまりになっていたり(弥生会計)、年の切り替えに手間がかかったり(freee)、使いにくいものが多いので、データ(仕訳)をExcelに出しておくと便利です。
データがあれば、いかようにも集計できます。

これまでの数字は会社の財産。
月別、年別にも数字をまとめておきましょう。

これ以外の、
・お知らせ
・書類で使わないもの
・封筒
などは、捨ててしまって大丈夫です。
e-Tax(ネットで提出)しいても、相変わらず紙で送ってくるものも多いので、どんどん捨てないと、ゴミがたまってしまいます。

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