経理のレシート類はどう保管する?

経理のレシート類は実際どのように、どのくらい保管しておけばいいのか?
まとめてみました。

 

7年の保管

レシート、領収書、請求書等は、現状の法律では、紙で保管せざるを得ません。
(データで保管して紙を捨てるのは、要件が厳しく現実的ではなく。私自身もやっていません)

保管といっても、どのくらいやっておけばいいのか?
ずっと捨てられないのか?

その答えは、7年です。
(一定の場合は、それ以上となりますが、ほとんどの場合、7年でも十分です)

さらには、3年と4年にわけておきましょう。

3年+4年に分ける

3年というのは、通常税務調査でチェックする期間です。
その3年が怪しければ、それ以上さかのぼることもありますが、ほとんどの場合3年しか見ません。

たとえば、税務調査が今日(2021年2月10日)にあるとして、決算月が3月だったら、
・2020年3月期
・2019年3月期
・2018年3月期
が対象です。

この3年分は、すぐ出せるようにしておき、4年分は奥のほうでもいいということになります。
・2017年3月期
・2016年3月期
・2015年3月期
・2014年3月期
決算が終わったら捨てるようにしましょう。

決算が終わったら捨てる

2021年3月の決算が終わったら、

4年分
・2017年3月期
・2016年3月期
・2015年3月期
・2014年3月期
から、2014年3月期を捨て、

3年分
・2020年3月期
・2019年3月期
・2018年3月期

から、2018年3月期を4年分のほうに分けて、2021年3月期を加えて、

・2021年3月期
・2020年3月期
・2019年3月期

とします。

めんどくさく忘れがちなのですが、最も古いものを捨てることはやっておきましょう。
少なくとも1年ごとにわけておかないと、捨てるときに困りますし、めんどくさくなります。

 

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