人が増えた場合の経理の手間と効率化

人が増えると、経理の手間はどうなるかについて考えてみました。

 

人が増えると、増える経理の手間

人が増えると、経理的には、
・給与計算
・経費精算
という手間が発生します。

給料を計算して、支払うのは、人が増えれば増えるだけ手間になるものです。
また、経費を立て替えてもらった場合、その経費をどう払うかという仕事も発生します。

もし、人を増やすなら、このあたりの効率化も考えていきましょう。

給与計算の効率化

給与計算の効率化をするには、
・給与計算ソフトの導入
・ネットバンクで振り込み
・締日と支払日の間を空ける
といったことが必要です。

Excelでも給与計算はできますが、本当に効率化するならExcelマクロが欠かせません。
(私は独自でつくり、お客様にもお使いいただいております)

計算して、その明細をつくる部分でマクロが必要なのです。
お金はかかりますが、給与計算ソフトを導入しましょう。
給与明細をネットで確認できる、クラウド給与計算ソフトがおすすめです。
ジョブカン、人事労務freee、マネーフォワードなどがあります。
リモート経理、ペーパーレス上も欠かせません。

給与計算を外注する手もありますが。

支払いは、振込。

締日と支払日の間を空けておきましょう。
そうしないと給与計算が大変になります。
祝日や土日が絡んだときは特に。

15日に締めて、25日に払うくらいにしておいたほうがいいでしょう。
(途中で変えることもできます。説明は必要ですが)
また、その月で締めてその月で払うのが経理的にはおすすめです。
翌月払にすると、経理は複雑になります。

 

経費精算の効率化

経費を立て替えてもらった場合の精算も手間がかかるものです。
・各人に入力してもらう
・データを受け取り、会計ソフトに取り込むまたは連動する
ということをやっていきましょう。

Excelに入力してもらえば、加工して取り込むことはできますが、やはり効率化にはマクロが必要です。

会計ソフトで、経費精算もできるものなら、スマホアプリに入力または、レシートをスキャンすることもできます。

いずれにせよ、データで集めることを心がけましょう。

手書きで、紙の経費精算書をつくることだけはやめたいものです。
それを誰かが入力しなければいけなくなりますから。
合計もだいたい間違っていますし。
(まあ、これも外注して任せる手がありますが。私は受けていません)

 

 

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